T’es-tu déjà demandé pourquoi les gardiens de but arrêtent peu de tirs de pénalité au soccer? C’est simple! Leur choix de s’élancer vers la gauche ou vers la droite est basé sur… l’intuition. Eh oui! À cause de la grande vitesse à laquelle le ballon arrive sur eux, il leur est impossible d’en analyser la trajectoire. Ils prennent donc leurs décisions «au pif».
Pas la meilleure des stratégies, n’est-ce pas?
Pourtant, c’est ce qu’on impose trop souvent aux gestionnaires : naviguer dans un contexte d’incertitude et prendre des décisions optimales sans avoir toutes les infos en main. Résultat? Les projets s’accumulent et sont gérés les yeux fermés par des employés en constant état d’urgence.
Pas le temps de s’arrêter pour réfléchir au sens de nos actions. Alors on croise les doigts en espérant très fort s’élancer dans la bonne direction pour faire gagner son équipe.
Et si je te disais que ça peut changer? Que les organisations ne sont plus obligées de se satisfaire de ces façons de faire contreproductives? En utilisant la méthode KATA il est possible de faire mieux et à plus long terme. Il suffit d’adapter ses manières de travailler pour aborder les défis différemment.
Qu’est-ce que la méthode kata?
La méthode kata, aussi appelée «Toyota Kata», est un ensemble de routines et d’habitudes qui ont permis à l’entreprise japonaise de devenir un leader mondial de l’automobile.
Ses fondements partent du principe que, comme l’athlète ou le virtuose, c’est par la pratique que l’on atteint l’excellence désirée.
Les réflexes et habitudes intégrés grâce à la répétition aident les employés à développer leurs compétences et à s’adapter plus facilement aux changements. Ils sont, par le fait même, davantage proactifs dans leur manière de résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés.
En gros, on les encourage à adopter une approche axée sur l’apprentissage et l’amélioration en continu… une étape à la fois.
Voici les principes fondamentaux des katas:
Focus sur le processus plutôt que sur les résultats
Plutôt que de se concentrer sur le résultat final, la méthode KATA met l’accent sur le processus d’amélioration lui-même. Le but est de développer des routines et des habitudes qui, ultimement, permettront à l’organisation d’atteindre l’objectif désiré de manière durable.
Apprentissage et expérimentation
La méthode KATA encourage l’expérimentation. Les collaborateurs sont invités à tester de nouvelles idées, à apprendre de leurs erreurs et à s’adapter en continu.
Coaching et accompagnement
Les gestionnaires jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de la méthode KATA. Ils adoptent une posture de coach afin de guider et soutenir leurs équipes tout au long de la démarche.
Résolution de problèmes
La méthode KATA fournit aux équipes un cadre structuré ainsi que des outils et techniques précis pour identifier et résoudre les problèmes de manière systématique.
Orientation vers un objectif
Chaque démarche d’amélioration s’articule autour d’un objectif ou d’un défi à atteindre. De cette façon, tout le monde garde le cap en suivant une direction claire et précise.
Respect des personnes
La méthode KATA place les travailleurs au cœur du processus d’amélioration. Elle valorise leurs compétences, leur créativité et leur engagement.
Le kata d’amélioration en pratique – les 4 étapes à suivre
La méthode Kata est une routine fixe que l’on répète pour chaque expérience ou projet. Les 4 étapes qui la composent sont simples, mais demandent de la rigueur, de la discipline.
Étape 1 : Comprendre la vision ou défi
Avant de se lancer dans l’action, il est important de définir clairement le résultat que l’on désire atteindre. On s’assure ainsi que tout le monde garde les yeux sur le même objectif.
Exemple : Choisir la destination de son prochain voyage.
Étape 2: comprendre la condition actuelle
Une fois que le défi est bien défini et compris, il est temps d’analyser l’état actuel des choses. On étudie et mesure le processus afin d’identifier les écarts entre la réalité (d’où l’on part, ce qu’il se passe maintenant) et la vision (où l’on arrivera, ce qu’il devrait se passer une fois l’objectif atteint). On peut, ainsi, déterminer l’ampleur de la tâche à venir.
Exemple : Connaître le point de départ de son prochain voyage
Étape 3 : Définir la condition cible suivante
Lorsqu’on utilise la méthode KATA, on ne définit pas d’emblée toutes les actions qui nous mèneront au résultat attendu. Elles sont établies graduellement alors qu’on avance un pas à la fois vers l’objectif suivant. De cette façon, on garde la flexibilité de tester autant de solutions que nécessaire pour le réaliser.
Exemple : Planifier la prochaine étape pour avancer vers la destination de son voyage (ravitaillement d’essence, pause déjeuner, hôtel)
Étape 4: Expérimenter pour surmonter les obstacles
Cette dernière étape se décline en deux volets. D’abord, on identifie les obstacles immédiats. C’est-à-dire tout ce qui nous empêchera d’arriver à la condition cible définie à l’étape précédente. Ensuite, on teste différentes approches et solutions pour venir à bout de ces obstacles.
Exemple : Adapter le trajet qui mène à sa destination en fonction des obstacles relevés (météo, travaux, trafic, accident, etc.)
Avantages de la méthode kata
Le bénéfice le plus évident de la méthode kata est, bien sûr, l’atteinte des objectifs d’affaires d’entreprise. Mais il y en a d’autres :
Amélioration de l’efficacité
En se concentrant sur de petites améliorations régulières, l’efficacité est multipliée et les résultats obtenus sont de qualité supérieure.
Résolution de problèmes et prévention
En identifiant et en ajustant de manière constante les inefficacités dans leurs processus, les entreprises évitent que les «problèmes» prennent une trop grande ampleur.
Adaptabilité
La méthode kata aide les entreprises à s’adapter plus facilement aux changements. En s’entraînant à s’améliorer continuellement, les équipes deviennent plus flexibles et mieux préparées à faire face à de nouvelles situations et à des défis inattendus.
Engagement des employés
C’est bien connu, les employés sont plus engagés lorsqu’ils sont activement impliqués dans l’amélioration de leur travail. Comme la méthode kata prévoit que chacun a un rôle à jouer dans le processus, la motivation et la satisfaction professionnelles sont inévitablement augmentées.
Communication et collaboration
En impliquant tout le monde dans le processus d’amélioration, la méthode kata encourage une meilleure collaboration et une communication plus claire entre les employés. L’esprit d’équipe est aussi consolidé grâce à l’union des forces de chacun. Tous travaillent en synergie pour atteindre un objectif commun.
Développement des compétences
Puisque les employés sont engagés dans un processus d’apprentissage continu et structuré, ils augmentent leurs compétences et leur autonomie. Ils deviennent, par le fait même, plus habiles pour résoudre des problèmes complexes de manière systématique.
Culture d’apprentissage
En favorisant une culture d’apprentissage permanent, la méthode kata enrichit le bassin de connaissances de l’ensemble de l’organisation. En effet, comme les employés sont encouragés à apprendre de leurs expériences – plutôt que d’être réprimandés pour leurs «erreurs» – ils sont plus enclins à les partager avec leurs collègues.
Culture d’amélioration continue
La méthode kata facilite la création d’une culture d’amélioration continue où l’atteinte de l’excellence est motivée par la contribution de chaque membre de l’organisation. En valorisant l’innovation et la résilience, les équipes s’adaptent plus rapidement aux changements du marché.
Le rôle de la pensée scientifique dans le kata
La méthode kata s’appuie sans surprise sur l’utilisation de la pensée scientifique. Et l’outil principal dont cette dernière a besoin pour être efficace est nul autre que le cerveau.
Ce précieux organe opère à partir de 2 modes de fonctionnement :
- Le système 1 ou automatique qui est rapide, instinctif et émotionnel.
C’est celui qui, par exemple, est aux commandes lorsqu’on conduit une voiture. Il se met en marche pour s’assurer qu’on vérifie bien le rétroviseur et l’angle mort quand on change de voie. En fait, c’est une séquence automatique que l’expérience permet d’exécuter sans même y penser. Comme il demande peu d’énergie, ce système est celui qui est actif par défaut. - Le système 2 ou algorithmique, quant à lui, est lent, réfléchi et logique.
C’est celui qui prend le relais quand vient le temps de résoudre un problème complexe ou de faire un choix important. Il se met aussi en marche lorsqu’on apprend une nouvelle compétence. C’est-à-dire AVANT qu’elle ne soit automatisée. C’est le cas de l’apprenti conducteur, par exemple.
Plus concrètement, dans la méthode kata, on utilise d’abord le système 2… dans l’objectif que le système 1 puisse le remplacer.
Il y a 2 stratégies pour développer la pensée scientifique :
- Adopter l’habitude de ralentir pour réfléchir avant de prendre une décision ou de proposer une solution.
- Installer une routine pour automatiser un modèle de pensée logique qui, avec le temps, deviendra naturel et se substituera à notre tendance à sauter trop vite aux conclusions.
Bref, même si c’est d’abord la pensée scientifique qui est sollicitée dans la pratique du kata, lorsqu’elle est bien instaurée et intégrée sa routine se mue en réflexe. En une forme nouvelle, mais instinctive de réfléchir.
Elle transforme les façons de travailler, la manière d’aborder les défis et évite aux équipes d’avancer à l’aveugle.
Fini l’improvisation pour les gestionnaires! Plus jamais ils ne se lanceront au hasard dans le filet de soccer.
Car contrairement, au gardien de but lors de tirs de pénalités, ils auront appris à évaluer étape par étape le mouvement et l’avancée du ballon.
Pour en savoir plus sur les Katas, peu importe votre niveau, découvrez les options disponibles dans notre catalogue de formations.
Par Julie Savage-Fournier
Ingénieure industrielle
Lean Six Sigma Master Black Belt
Questions bonus
Qu’est-ce que la méthode kata exactement ?
La méthode kata est une approche structurée d’amélioration continue axée sur la pensée scientifique. Elle consiste à atteindre des objectifs en appliquant un cycle de planification, de vérification et d’action pour peaufiner et perfectionner les processus.
Comment la méthode kata diffère-t-elle des autres approches d’amélioration continue ?
La méthode kata se distingue par sa nature itérative et scientifique, encourageant les essais et l’ajustement continu des procédures jusqu’à ce qu’elles atteignent une performance optimale, plutôt que de se baser simplement sur la correction rapide des symptômes d’un problème.
Il s’agit également d’une série de routine d’apprentissage à pratiquer pour déployer une culture d’amélioration continue dans l’entreprise plutôt que d’appliquer des correctifs ponctuels.
Qui peut bénéficier de l’application de la méthode kata pour maximiser l’efficience opérationnelle ?
La méthode kata est pertinente pour toute organisation ou équipe cherchant à améliorer ses processus, à augmenter l’efficacité et à favoriser une culture d’amélioration continue. Elle est particulièrement utile pour les industries qui exigent une grande adaptabilité et réactivité. Il s’agit d’une méthode de choix pour les industries et les domaines d’activités confrontés à la volatilité et l’incertitude.
Quels sont les impacts de la méthode kata sur l’efficience globale des équipes et organisations ?
En promouvant une culture d’innovation et d’amélioration continue, la méthode kata améliore non seulement la productivité mais également la satisfaction des employés, ce qui, à terme, augmente l’efficience et la compétitivité de l’organisation.
La méthode kata exige-t-elle une formation spécialisée ?
Bien qu’une formation initiale pour comprendre ses principes de base et sa mise en œuvre soit recommandée, l’approche kata est conçue pour être intuitive et évolutive. Les équipes peuvent rapidement adopter la méthode et construire sur leurs apprentissages pour réussir. Une formation d’introduction d’une journée peut suffire à lancer le mouvement! Pour s’assurer de maîtriser l’ensemble des concepts, le Camp Kata est pour vous…
