La rentrée est entamée depuis peu et tu te sens déjà submergé·e par la montagne de tâches à accomplir? Pas de panique! Il existe des outils simples et super efficaces pour t’aider à gérer tes priorités.
Je te propose qu’on s’attaque à tes interminables to-do list en utilisant deux méthodes connues, mais souvent mal comprises: les matrices d’Eisenhower et d’effort-résultat.
Tu aimes les dessins, graphiques ou mindmap? Tu vas adorer!
La gestion des priorités, essentielle à ta productivité
Dans un monde où les distractions sont omniprésentes et où les attentes augmentent sans arrêt, savoir où mettre ton énergie est vital.
Une mauvaise gestion de tes priorités peut sournoisement te mener à l’épuisement, au stress et à une diminution de ta productivité. En revanche, une bonne gestion te permet de maximiser ton temps et d’atteindre tes objectifs plus efficacement.
Parmi les outils les plus utiles pour t’y aider, on retrouve deux matrices puissantes : la matrice effort-résultat et la matrice d’Eisenhower («modifiée à la sauce Julie»).
C’est quoi une matrice de gestion de priorités?
C’est un tableau simple qui aide à organiser et classer les tâches ou projets en fonction de leur importance et de leur urgence.
Contrairement aux listes de mots (les fameuses to-do list), qui sont uniquement d’ordre intellectuel, les matrices sont également visuelles. Ça te permet de mieux en comprendre l’ampleur, et ce, en un coup d’œil.
Cette vue d’ensemble sur ce que tu dois accomplir t’offre le recul nécessaire pour ajuster ton approche et tes stratégies en fonction de tes «vraies» priorités.
Tu es donc plus à même de prendre des décisions éclairées et de consacrer ton énergie à ce qui est réellement important.
(Les matrices sont également de précieuses alliées lors de réunions de groupe ou dans une salle de pilotage – obeya.)
La matrice effort-résultat : un minimum d’énergie pour un maximum d’impact
Si tu désires évaluer rapidement ce sur quoi te concentrer en premier, je te suggère d’utiliser la matrice effort-résultat.
Son concept est simple, mais extrêmement puissant.
Comme tu peux le voir, c’est un tableau divisé en 4 quadrants dans lesquels tu dois inscrire les tâches selon ces étiquettes:
- Effort élevé, faibles résultats
- Faible effort, résultats élevés
- Effort élevé, résultats élevés
- Faible effort, faibles résultats
Pour bien les catégoriser, voici la marche à suivre :
- Évalue l’effort nécessaire pour accomplir une tâche. Demande-toi combien de temps, d’énergie ou de ressources elle exige.
- Analyse les résultats qui découlent de la tâche. Cela peut inclure l’avancée de tes objectifs, les bénéfices financiers ou l’amélioration de ta qualité de vie.
- Place la tâche dans le quadrant approprié. C’est là que la magie opère. D’un regard, tu peux savoir quelles tâches sont les plus rentables en termes de ratio effort-résultat.
- Concentre-toi en priorité sur tes tâches les plus payantes. Établis un ordre logique dans lequel les réaliser.
Exploite la matrice effort-résultat à son plein potentiel
Maintenant que tu en comprends bien le fonctionnement, voici quelques conseils qui t’aideront à tirer le maximum de la matrice.
| Faible effort, résultats élevés Ces tâches sont les plus rentables. Elles demandent peu d’effort, mais génèrent de grands résultats. Priorise-les systématiquement. Elles vont dans le haut de ta liste de tâches puisqu’elles apportent des gains rapides. Pourquoi attendre? C’est tellement évident que tu le faisais probablement déjà intuitivement… Ce sont surtout les autres cases qui nécessitent des explications. | Effort élevé, résultats élevés Ces tâches méritent une attention particulière. Elles sont importantes, mais elles peuvent être intimidantes en raison de l’effort qu’elles nécessitent. C’est le cas des projets, par exemple. La clé pour bien les réaliser est de les planifier. Je te conseille donc de réserver dans ton calendrier des moments précis pour t’y consacrer. Si possible, essaie de diviser ton projet en étapes plus petites. Ça te semblera plus facile. Demande-toi aussi si tu peux simplifier certaines tâches ou les optimiser pour les déplacer dans la catégorie «faible effort». Parfois, un ajustement minime peut transformer une tâche lourde en une tâche beaucoup plus légère. |
| Faible effort, faibles résultats Ce sont les tâches qu’on repousse souvent à plus tard. Pourtant, tu ne dois pas les ignorer. Essaie plutôt de les accomplir entre deux projets ou quand tu as quelques minutes libres. Elles peuvent se retrouver sur ta liste de choses à faire, dans ton application de gestion de tâches préférée ou dans ton bullet journal. Réfléchis à des moyens d’en améliorer les résultats sans augmenter tes efforts. Peuvent-elles, entre autres, être automatisées? | Effort élevé, faibles résultats Ces tâches sont les plus frustrantes, car elles sont énergivores et rapportent peu en retour. Même si la tentation est forte de les supprimer de ta liste, je t’encourage à ne pas le faire (sauf, évidemment, si elles ne sont vraiment plus pertinentes dans ta démarche). Encore une fois, en repensant ta manière de les aborder, tu trouveras peut-être des façons de diminuer les efforts qu’elles demandent… tout en augmentant les résultats. Après tout, souviens-toi qu’il n’y a pas si longtemps, les gens tapaient à la dactylo et envoyaient leurs messages par la poste… |
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower, dans sa forme classique, divise les tâches en quatre catégories :
- Important et urgent
- Important, mais pas urgent
- Pas important, mais urgent
- Pas important et pas urgent
Bon! D’emblée, je dois t’avouer que cette manière de classer les tâches me dérange un petit peu. Pourquoi? Parce qu’en nous encourageant à nous concentrer sur ce qui est «important et urgent», elle perpétue une culture du travail où les urgences sont la norme et non l’exception.
Ça déclenche un véritable cercle vicieux qui nous incite à constamment repousser nos tâches en cours pour répondre à la nouvelle urgence. N’oublie pas que tout ce qui a été laissé en plan deviendra éventuellement… une urgence.
C’est ce que j’appelle la gestion «en mode pompier » : on éteint sans arrêt des feux plutôt que de construire quelque chose de durable.
La matrice d’Eisenhower revisitée à la «sauce Julie»
Pour diviser la matrice d’Eisenhower, je préfère m’inspirer de la méthode de Domenica Degrandis qui est basée sur une planification efficace plutôt que sur l’urgence. (Domenica Degrandis est autrice du livre « Making Work Visible: exposing time theft to optimize work and flow« )
Pour elle, une tâche importante ne devient urgente que si elle a été mal planifiée.
Dans cette optique, voici ma proposition pour une matrice revisitée à la «sauce Julie».
Ce qui important pour toi l’est-il pour tout le monde?
Lors d’une discussion avec Karyn Ross co-auteure du livre « The Toyota Way for Service Excellence« : j’ai réalisé que ce qui était important pour l’un ne l’était pas nécessairement pour l’autre.
Alors avant de décider de l’importance ou non d’une tâche, prends le temps de t’informer et d’évaluer la situation selon les angles de chaque membre de ton équipe et/ou de chaque département.
En omettant de le faire, tu risques de provoquer des problèmes… qui auraient pu être évités.
C’est malheureusement un phénomène que l’on remarque souvent en entreprise. Par exemple, lorsqu’un projet est sur pause parce qu’un département et en attente d’une réponse d’un autre département qui, lui, ne considère pas cette tâche comme une priorité. Les pertes de temps – et d’argent – générées sont énormes.
Combiner les deux matrices pour une gestion optimale
Pourquoi je te propose d’utiliser conjointement ces deux matrices? C’est simple : elles se complètent parfaitement.
Lors de l’étape de la planification des tâches, c’est la matrice effort-résultat qui te sera le plus bénéfique. Grâce à elle, tu auras la capacité de les regrouper selon leur importance et le niveau d’effort qu’elles demandent.
Une fois dans l’action, c’est plutôt la matrice d’Eisenhower (celle à la «sauce Julie», c’est encore mieux!) qui t’aide à les prioriser. C’est-à-dire à choisir l’ordre dans lequel tu désires les exécuter.
Je t’invite à les intégrer dans ton quotidien. Tu verras, c’est un duo de choc!
Qu’est-ce qu’une priorité au juste?
Je ne peux pas terminer cet article sans prendre quelques minutes pour bien t’expliquer le sens du mot priorité.
Par définition, une priorité est «ce qui vient en premier dans le temps» (Antidote).
Elle doit donc demeurer au singulier et se trouver tout en haut de ta liste.
Avoir plusieurs priorités, c’est illogique, en plus d’être le cocktail idéal pour générer de la confusion.
Si tu as d’autres tâches très importantes à effectuer, hiérarchise-les selon la portée qu’elles peuvent avoir dans l’atteinte de ton objectif.
Surtout, ne les case jamais sur un niveau égal dans l’ordonnancement. Même si elles sont réellement équivalentes.
Place-les plutôt de manière arbitraire les unes après les autres. Cela évitera de créer un blocage dans ton cerveau.
Car pour conserver ta motivation et éprouver un sentiment d’accomplissement, il est primordial que tu te concentres chaque jour sur UNE tâche prioritaire (et que tu la termines).
Conclusion sur la gestion des priorités
Tu l’auras compris, en utilisant conjointement ces deux matrices, tu navigueras beaucoup plus aisément à travers tes to-do lists.
Évidemment, ce ne sont pas des solutions miracles.
Toutefois, les matrices t’offrent un cadre solide pour prendre des décisions éclairées et gérer ton temps de manière intelligente. Plus tu maîtriseras ces outils, plus tu deviendras efficace au travail, mais aussi dans ta vie personnelle.
Alors, tu peux gérer tes priorités, maintenant? Je te fais confiance…
Ce contenu est disponible en mini-formation (1h30).
Par Julie Savage-Fournier
Ingénieure industrielle
Lean Six Sigma Master Black Belt
Catégorie Efficacité
