Le retour des réunions en présentiel : créer un milieu inclusif pour les personnes neuroatypiques
Inclusion - 14 octobre 2024
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Temps de lecture: 9 minutes
Déconnectez votre cerveau en entrant et préparez-vous à remourir d’ennui! Les réunions en présentiel font leur grand retour; voyons comment gérer la situation. On vous propose de repenser l’optimisation du travail plutôt que de revenir aux habitudes passées.
« Hein? Mais on sait déjà comment les gérer celles-là, c’est comme ça que ça fonctionnait avant! »
Hum… vraiment?
C’est vrai qu’on a connu quelques ratés quand les réunions sont passées en mode virtuel, mais on a aussi profité de certains avantages. Alors pourquoi voudrait-on revenir en arrière quand on peut faire mieux?
On avait réussi à raccourcir les réunions, trouvé comment les rendre plus dynamiques et tiré avantage des technologies disponibles. Voyons maintenant comment rendre les réunions en présentiel tout aussi intéressantes, mais surtout inclusives!
Le retour des réunions en présentiel : positif pour tout le monde?
Certaines personnes se sont beaucoup épanouies avec le télétravail. Alors comment peut-on convaincre les gens de délaisser leur confort et d’aller au bureau pour une réunion en présentiel? C’est tout un défi!
La plupart des gens savent qu’il y a une autre façon de faire les choses et que cette façon a fonctionné pendant 2 ans. Si on doit retourner au bureau, il faut que ce soit plus attrayant que la possibilité de porter nos pantalons mous, de grignoter à toute heure et d’avoir nos animaux de compagnie comme collègue de travail.
Ce nouveau type de réunion et cette liberté de pouvoir adapter son milieu de travail à la maison ont profité à un profil de personnes bien spécial : les personnes neuroatypiques. Pourquoi ces gens voudraient-ils quitter l’endroit où ils se sentent bien pour remettre leur masque? Ils se sont cachés si longtemps et certains étaient tout simplement misérables.
Les personnes neuroatypiques : qui sont-elles?
Qui sont les personnes neuroatypiques?
« Quand j’étais petite, on ne savait rien de ces choses-là. On était soit normal, faible, stupide ou bizarre. Sauf que mon intuition me disait qu’il y avait une explication derrière les comportements de certaines personnes. »
Ruth Stanley
Le cerveau des personnes neuroatypiques travaille différemment de celui de la majorité des gens, car il fonctionne aux extrémités supérieures ou inférieures des courbes normales de fonctions cognitives. Parfois, ça rend l’exécution de certaines tâches plus faciles pour elles, et parfois non.
Le terme « neuroatypique » est un mot fourre-tout qui inclut une foule de variations qui diffèrent de la norme. De plus, une personne peut vivre avec plusieurs de ces variations en même temps. Les plus connues sont le haut potentiel (douance, haut potentiel intellectuel), le TDAH (trouble du déficit de l’attention avec ou sans hyperactivité) et l’autisme. Parmi les moins connues, on retrouve la dyslexie, la dyspraxie ou encore l’hypersensibilité. La liste est longue et on continue de découvrir de nouvelles caractéristiques grâce aux avancées neuroscientifiques.
Les personnes neuroatypiques au travail
Ces divergences cachées ont des répercussions au travail. On ne peut pas les voir simplement en regardant les gens, et les adultes (surtout s’ils ont réussi à percer le marché du travail) ont appris à masquer leurs différences. Ce masque vient gruger leur énergie et limiter leur capacité à participer pleinement aux activités, réunions ou ateliers au travail.
Même si cela passe largement inaperçu, un grand nombre de personnes sont étonnamment touchées, soit environ 1 personne sur 7 ou 1 personne sur 4, selon les sources. À mesure que la science évolue, on en sait un peu plus sur le fonctionnement du cerveau, les critères de détection se raffinent et on découvre un plus grand nombre de personnes touchées.
Créer un milieu de travail inclusif : un choix gagnant pour tous
C’est ici que l’importance de l’inclusion dans les milieux de travail prend tout son sens!
« C’est difficile d’être inclusif? »
Pas vraiment!
« Aujourd’hui, on sait que ces choses-là existent, et il y a des moyens faciles pour améliorer la situation et permettre aux gens d’utiliser leur plein potentiel. Juste pour ça, ça vaut la peine de faire des efforts! »
Julie Savage-Fournier
Saviez-vous que la plupart des stratégies pour aider les personnes neuroatypiques à s’épanouir sont aussi utiles pour les gens neurotypiques?
Réduire les distractions et permettre des moments d’intense concentration sera essentiel pour une personne avec un déficit d’attention, mais aussi très utile pour la plupart des gens. Mais il faut tenir compte d’une différence bien subtile : savoir ce dont notre cerveau a besoin quand il atteint ses limites nous renseigne aussi sur la façon d’optimiser son fonctionnement quand il opère dans les limites des normes. En gros, ce qui est un obstacle majeur pour une personne neuroatypique n’est souvent qu’un désagrément pour plusieurs autres.
Faire preuve de flexibilité et adapter nos façons de travailler réduit l’effort mental nécessaire pour effectuer une tâche et améliore le confort de tous. En faisant preuve d’ouverture d’esprit face aux différents comportements et aux différentes demandes, on se soulage collectivement de la pression d’essayer d’entrer tous dans le même moule.
Voyez-vous les avantages? Sécurité psychologique, bien-être mental, créativité, engagement, et ultimement, respect de tous.
« Minute pompon! Mais ça ressemble à de l’anarchie tout ça! On ne peut pas accommoder tout le monde, tout le temps! Ça va être le chaos! Qu’est-ce qu’on fait des normes? Et les procédures? »
Lisez bien, car c’est ici que ça devient intéressant!
Plusieurs pratiques et principes dits « Lean » sont très adaptés aux personnes neuroatypiques. Ça peut devenir un argument convaincant pour votre prochain projet. C’est beau, non?
Des attentes et des processus clairs, une gestion des processus visuelle, de la cohérence et de l’intention (« hoshin kanri »), des espaces de travail ergonomiques… Tous ces avantages rendent votre milieu de travail plus inclusif et adapté à tous les cerveaux.
Des réunions gagnantes : la liste ultime
Permettre à tous d’absorber et de traiter l’information vue dans les réunions demande un peu de préparation. On a dû être créatifs ces deux dernières années pour penser à de nouvelles façons de tenir nos réunions, et on en a appris beaucoup sur l’engagement et l’inclusion.
Disons adieu aux réunions statiques où il n’y a qu’une seule personne qui parle et où toutes les autres fixent le vide ou leur téléphone.
Astuces pour une réunion inclusive
Expérience visuelle : En vidéoconférence, la stimulation visuelle était forte. On voyait la personne qui présentait de près et on pouvait partager notre écran. C’est génial pour maintenir le niveau d’attention, car la vision et l’attention sont étroitement liées.
Suggestions pour les réunions en présentiel : Vous avez plusieurs options, comme écrire l’agenda de la réunion sur un tableau blanc ou encore utiliser des tableaux Kanban pour structurer les discussions. La facilitation visuelle et les notes graphiques (« sketchnoting ») sont aussi de bons outils.
Sous-titrage : Cette technique permet de capter l’attention, aide à mémoriser ou à suivre l’information, libère la mémoire de travail et permet d’éviter d’oublier des choses (contrairement à l’écoute seule).
Il est possible avec certains logiciels de présentation d’activer des sous-titres même lors d’une réunion en présentiel…
Clavardage : Cette façon de faire réduit l’impulsivité et les interruptions, allège la peur de parler devant un groupe et aide aussi quand il est plus simple d’écrire que de parler.
Utiliser des Post-it ou faire un remue-méninge écrit.
Utiliser des tableaux blancs ou à feuilles et permettre à tous de les utiliser.
Bouger : Gigoter, marcher, gribouiller, prendre des notes : contrairement à l’écoute, ces astuces sollicitent une autre partie du cerveau. Certaines personnes ont besoin d’occuper cette zone pour être attentives.
Laissez les gens bouger librement et évitez de vous en offusquer. C’est signe qu’ils vous écoutent.
Conclusion sur l’optimisation des réunions de travail
La rédaction de cet article s’appuie sur les forces complémentaires de deux personnes neuroatypiques, mères d’enfants neuroatypiques et praticiennes Lean qui remarquent des liens pas toujours aussi évidents à voir pour tout le monde.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques de gestion qui sont également inclusives et respectueuses des personnes, visitez le catalogue de formations.
Adapté d’un article originalement publié dans The Lean Mag.
Quels sont les liens entre l’inclusion et l’optimisation au travail ?
L’inclusion favorise l’optimisation au travail en capitalisant sur la diversité des pensées et des comportements. Cela conduit à des solutions créatives, un meilleur engagement et, ultimement, un environnement de travail qui respecte et valorise toutes les contributions. Un milieu de travail inclusif permet la contribution maximale de tous les talents, pourquoi s’en priver?
Pourquoi un milieu de travail inclusif est-il important pour les personnes neuroatypiques ?
Un milieu de travail inclusif prend en compte les divers neurotypes et leurs besoins, permettant aux personnes neuroatypiques de s’épanouir en réduisant les difficultés qui parsèment leur quotidien. En créant un environnement où chacun peut utiliser son plein potentiel, on favorise l’engagement et le bien-être psychologique. C’est gagnant autant pour l’entreprise que pour les personnes qui y travaillent! N’oubliez pas, selon certaines estimations, près du quart des personnes sont neurodifférentes. Peut-on vraiment se passer de leurs talents?
Quels avantages offrent les pratiques Lean pour les employés neuroatypiques ?
Les pratiques Lean, comme la gestion visuelle des processus et la cohérence dans les attentes, sont extrêmement bénéfiques pour les personnes neuroatypiques, car elles apportent clarté et structure. Elles allègent également la potentielle sur-utilisation des fonctions cognitives. Cela contribue à créer un espace de travail où tous les cerveaux peuvent fonctionner de manière optimale.
En quoi la flexibilité est-elle essentielle pour un milieu de travail inclusif ?
La flexibilité permet d’adapter les méthodes de travail aux besoins variés des employés, diminuant l’effort mental requis pour accomplir leurs tâches. Cette approche ouverte réduit la pression de suivre une norme unique, rendant le travail plus agréable pour chacun.
